Organizarea de evenimente poate fi o experiență plină de satisfacții, dar poate fi și o sursă semnificativă de stres. Suntem responsabili de o mulțime de detalii, de la planificare și logistică la marketing și execuție. Trebuie să ne asigurăm că totul decurge fără probleme și că invitații noștri se simt bine și au o experiență pozitivă.
Când coordonezi mai multe evenimente în același timp, ai senzația că toate te copleșesc și nu mai reușești să le faci față cum trebuie. Timp de 6 ani, am coordonat mai multe evenimente și campanii de marketing în același timp. Efortul și oboseala au fost mari. Ceea ce m-a ajutat foarte mult a fost organizarea mea internă.
Povestesc despre aceste lucruri, pentru că din afară pare totul ușor – trebuie doar să dai niște telefoane, să vorbești cu niște oameni și să coordonezi totul. Însă când ai două, trei sau mai multe evenimente de coordonat în același timp cum reușești să le duci la capăt fără să o dai în bară? Cum reușești să ții minte toate detaliile fiecărui proiect fără să le încurci?
Evenimentele pe care le organizam eu erau diferite: workshop-uri, teambuilding-uri, petreceri de Crăciun, participare la târguri de profil, conferințe, road show-uri, lansări de produse.
Cum reușești să îți calibrezi energia și spațiul mental pentru a implementa atâtea tipuri de evenimente în același timp?
Răspunsul: o bună organizare la muncă, o bună organizare acasă.
Agenda este prietena mea. Acolo îmi notez absolut tot. Ca să pot funcționa, trebuie să văd informația în mod structurat.
Îmi făceam un calendar cu aceste evenimente și îmi notam pentru fiecare ce aveam de făcut. Apoi, în funcție de deadline-ul fiecăruia, îmi spărgeam pe zile fiecare task aferent, astfel încât putem coordona în același timp chiar și trei-patru evenimente.
Îmi notam fiecare detaliu despre fiecare proiect în parte și îmi făceam sisteme ca să nu uit cele mai importante detalii.
Dacă uitam un singur lucru, acel eveniment se putea duce de râpă. Pentru că un eveniment e ca un mecanism, odată ce uiți un element al lui, se dă totul peste cap. Trebuie să fii atent la foarte multe detalii: de la buget, locație, logistică, catering, formație, activități până la branding. Și dacă mai vorbim și despre promovarea lui către invitați, atunci se complică treaba. Trebuie să faci invitații, să ții legătura cu oamenii, să ții legătura cu furnizorii, intervin mereu modificări. Este o muncă care necesită o întreagă echipă foarte bine pregătită în spate. Pentru că o singură greșeală poate ruina totul.
Instrumente online pentru gestionarea proiectelor
Chiar dacă agenda este sfântă, folosesc și instrumente online pentru gestionarea acestor evenimente. Evernote mă ajută să îmi organizez notițele astfel încât să îmi fie mai ușor. Asana mă ajută cu project managementul, pentru că văd fiecare eveniment ca un proiect care trebuie spart în task-uri și subtask-uri. Să vezi proiectele în ansamblu te poate ajuta să îți calibrezi energia și efortul în anumite direcții în anumite zile. Vezi care sunt urgențele și ce trebuie rezolvat azi ca să nu ajungi în situații disperate. Poți uita să faci un contract important sau să plătești o factură – lucruri foarte importante, pentru că altfel nu poți demara mai departe proiectul. Sau poți uita să trimiți un e-mail foarte important legat de transportul unui invitat – ești catalogat drept neprofesionist dacă mașina nu ajunge la timp sau deloc.
Termenele limită strânse sunt o problemă. Trebuie respectate, altfel pierzi proiectul. Cu Asana, văd ușor termenele limită și știu cum să mi le programez astfel încât să le respect.
Am încercat să îmi planific totul mai din timp, ca să pot gestiona mai bine situațiile care apar. Cu siguranță, există modificări de fiecare dată: o listă de invitați care nu mai seamănă deloc cu ce era la început, un meniu de mâncare sau un meniu de băuturi modificate, furnizori schimbați.
Comunicare și adaptare la mediu
Comunicarea este esențială. Am stat în contact permanent cu oamenii care m-au ajutat să organizez evenimentul. Cred că fără comunicare nu există rezultate bune. Când sunt mai multe persoane implicate, comunicarea poate fi dificilă, însă trebuie să găsești acel sistem bun pentru tine, astfel încât să poți coordona pe toată lumea.
Domeniul acesta este foarte dinamic și trebuie să te adaptezi din mers. Pot interveni situații atât de diverse și de stresante, încât trebuie să fii capabil să gestionezi totul fără ca emoțiile să te doboare: îți pleacă un furnizor, ți se modifică structura evenimentului, nu găsești ceea ce ai nevoie pentru branding, ți se schimbă bugetul și trebuie să te încadrezi în noua reconfigurare, primești un meniu diferit față de cel agreat și ești pus în fața faptului împlinit și multe altele.
Pentru a-mi fi mai ușor să coordonez toate aceste evenimente, am automatizat procese, mi-am creat propriile template-uri și am cerut ajutorul altor colegi sau furnizori.
Înainte, nu știam să accept ajutorul, însă este obligatoriu să îl accepți când ai atâta responsabilitate în spate.
Organizarea de evenimente – sfaturi pentru sanatatea ta
Să organizezi un eveniment este o responsabilitate uriașă. Ești responsabil de tot ce se întâmplă acolo. Eu așa am privit mereu și încă privesc acest domeniu – cu responsabilitate, implicare, dedicare și cu speranța că oamenii care au venit la evenimentul organizat de mine se simt bine și că nu vor uita curând acea experiență.
Un lucru pe care l-am înțeles greu, și asta din cauza perfecționismului meu, este acesta: poate fi dificil să mulțumești pe toată lumea. Suntem atât de diferiți. Oricât de atentă și implicată am fost, oamenii au privit diferit toată experiența pe care am dorit să le-o ofer. Dar această detașare vine odată cu experiența.
În încheiere, vreau să mai menționez ceva: ai grijă de tine. Așa cum la eveniment ai grijă de acei oameni – să nu le lipsească nimic, să se simtă bine – așa să ai grijă și de sănătatea ta.
Este un domeniu care te poate dezechilibra ușor din cauza stresului – nopți nedormite, mâncare nesănătoasă mâncată la ore nepotrivite, lipsa sportului, lipsa relaxării și a petrecerii timpului cu cei dragi.
Dacă simți că nu mai poți, ia o pauză. Nu prelungi agonia, pentru că te poți îmbolnăvi. Și nimic nu e mai prețios decât sănătatea.
Urmărește-mă și pentru alte recomandări, resurse, inspirație în Marketing & Organizarea de evenimente.