Cum să alegi agenția de evenimente potrivită?

Timp de șase ani, am organizat peste 200 de evenimente în țară și străinătate. Alături de mine am avut mai multe agenții care m-au ajutat să organizez aceste evenimente, iar azi îți povestesc despre experiența mea, la ce am fost atentă când le-am ales.

Să organizezi un eveniment de zece persoane sau de două sute de persoane presupune același efort și muncă, de aceea este important să ai sprijinul necesar în implementare, indiferent de tipul evenimentului sau numărul de persoane invitate, iar acest sprijin vine de la o agentie de evenimente de încredere. 

Ce consider eu important atunci când aleg agenția de evenimente:

• O relație bazată pe transparență și comunicare activă: să ceri clar ce ai nevoie, să oferi cât mai multe detalii încă de la început, să ai o direcție strategică în minte – e important să știi clar care este scopul evenimentului, unde vrei să aibă loc, numărul de persoane, profilul celor care vin la eveniment. Comunică activ informațiile și, dacă sunt schimbări, trimite-le cât mai repede agenției. Pe de altă parte, agenția trebuie să fie pentru tine un sfătuitor, o resursă. Dacă ceea ce îți dorești se poate implementa greu, nu se potrivește scopului firmei, agenția trebuie să fie onestă și să îți spună aceste lucruri. Pentru mine a fost important ca aceasta să vină cu idei creative pentru evenimentele organizate: locații inedite, activități memorabile, pentru ca evenimentul să fie unul de neuitat. Apelezi la agenție ca să fie alături de tine pe tot parcursul organizării și implementării, deci o relație bazată pe onestitate și transparență este necesară.
• Receptivitate și feedback: pentru mine a contat mult ca agenția să fie receptivă, să îmi trimită rapid ce am nevoie, pentru că de mine depindeau și alți furnizori sau colegi, să ofere feedback real, să răspundă cât se poate de repede solicitărilor. Pe de altă parte, și tu trebuie să dai cât mai rapid ok-urile pe implementare pentru a nu pierde locația sau alte servicii comandate.
• Confort și încredere: pentru a lucra bine împreună am avut nevoie de un confort mental și încredere că agenția poate rezolva orice situație apare. Contează foarte mult persoana cu care ești în contact tot timpul și care are alocat evenimentul tău. Pentru mine, a fost important ca această persoană să fie calmă, asertivă, pasionată de ceea ce face, un bun profesionist. Lucrurile s-au legat apoi de la sine.
• Responsabilitate și asumare: ambele părți trebuie să fie responsabile și să își asume eventuale pierderi, în situații fără ieșire. Responsabilitatea este foarte importantă pentru mine, de aceea am căutat agenții responsabile, care au făcut ce au promis și au dus până la capăt, cu profesionalism, evenimentul. 
• Skill-uri de problem solving: Există o mulțime de situații neașteptate și probleme care pot apărea pe durata unui eveniment. Agenția aleasă trebuie să se descurce cu absolut orice situație care apare. Dacă nu a fost pusă în fața acelui fapt înainte, trebuie să te anunțe și să luați de comun acord o decizie. 
• Skill-uri de Project Management: într-o agenție de organizare evenimente, flow-ul de muncă este dinamic. Agenția aleasă trebuie să aibă skill-uri bune de project management ca să coordoneze în același timp mai multe proiecte și să le ducă la capăt cu succes. Coordonarea mai multor proiecte n-ar trebui să ducă la o lipsă de comunicare cu tine. De aceea, fii atent/ă la procesul de lucru și la modul în care sunt făcute lucrurile.
• Comunicare impecabilă cu furnizorii: o comunicare impecabilă cu furnizorii asigură succesul evenimentului tău, de aceea este important ca agenția să comunice onest, clar și deschis cu furnizorii și să se asigure că ceea ce e stipulat în contracte se împlinește conform acelor termeni.
• Abilitatea de a lua decizii rapid: un alt factor important este să ia decizii rapid, deoarece orice amânare poate duce la un dezastru. Chiar și cel mai mic aspect care necesită o decizie se poate transforma într-un eșec, așa că agenția trebuie să ia propriile decizii rapid dacă le-ai oferit libertate în coordonarea evenimentului.
• Să aveți aceleași valori: când ai aceleași valori, lucrurile vin de la sine – comunicarea este mai naturală, rezolvarea eventualelor probleme devine mai ușoară. E important să găsești oamenii cu care îți este ușor să comunici și care îți oferă sprijin atunci când ai nevoie. 

Agenția este formată din oameni. Caută acei oameni care au aceleași valori și idealuri ca ale tale. Eu mi-am dorit ca invitații să își amintească peste ani, cu nostalgie și bucurie, de evenimentele la care au participat. De aceea, am ales cu grijă colaboratori care m-au sprijinit în această misiune.

Cum îți dai seama de cele de mai sus?

Fă o cercetare înainte de a contacta agenția dorită. Citește recenzii online, cere opinia prietenilor, colaboratorilor, colegilor. Înainte de a te întâlni cu agenția aleasă, notează-ți aspectele pe care ți le dorești de la colaborarea cu ea și conturează o serie de întrebări care să te ajute să clarifici dacă e potrivită pentru tine sau nu. La întâlnire, pune întrebări despre experiența lor, procesul lor de lucru și filosofia lor. Vezi dacă ai chimie cu persoana din fața ta, dacă poți comunica ușor cu ea, dacă îți transmite încredere și te liniștește mental prezența ei prin modul în care vorbește și se comportă.

Alegerea agenției de evenimente potrivite nu este o sarcină ușoară. Însă parcurgând pașii de mai sus, vei putea lua o decizie informată pentru a selecta acea agenție care împărtășește valorile tale și te sprijină în dezvoltarea afacerii tale.